Es común, cuando realizamos trabajos como freelancer, agencia o como estudio de diseño, recibir proyectos que carecen de un brief, y en el caso de tenerlo, este carece de la información necesaria para el proyecto.
A continuación presento las tres etapas del briefing, como las conozco, basadas en mis lecturas, investigaciones y clases tanto como en la universidad como en los diferentes cursos que he realizado, así que si han tenido alguna experiencia o conocimiento que sumar, pueden comentarlo. ¡Vamos! 😀
🏁Donde todo comienza: un brief
Un brief es un documento que resume toda la información fundamental para poder ejecutar un proyecto, así como los límites a los que está sujeto.
Siendo preciso un brief debe tener: explicación del proyecto, estrategia que lo sustenta y condiciona, objetivos, metas, plazos de implementación, equipo de trabajo, roles y presupuesto.
Esto puede variar de acuerdo al proyecto, pero la mayoría de estos elementos deberían estar presentes y su construcción depende tanto de quién lo emite como de quién lo recibe. Es importante que antes de su recepción, el equipo o diseñador, envíe algún formulario con preguntas claves para su elaboración, así ayudará a la contraparte a crear un brief completo y preciso. También, el equipo puede ser quien redacte el brief inicial, posterior a una reunión con el cliente.
«…la realidad es que muchas veces este documento se crea junto al proveedor para agilizar el proceso.» Vilma Núñez
Es necesario entender los objetivos de la empresa, proyecciones de lo que quiere lograr; son generales y de mayor alcance. Empero, también es necesario comprender las metas, que son una manifestación concreta de hacia donde se dirige el trabajo. Las metas son mucho más precisas y alcanzables, y son las que crean el camino hacia el objetivo. Por ejemplo, una meta puede ser duplicar el número de usuarios en tres meses y el objetivo puede ser lograr tener el producto con mayor usuarios del rubro. La meta debe ser alcanzable, mientras el objetivo puede tomar mucho más tiempo para ser logrado.
🧾Listando en detalle el brief debe:
👉 Quiénes son los ejecutantes e interesados. Contener roles del equipo, como el jefe de proyecto y el rol de cada uno de los ejecutantes, así como sus datos de contacto.
👉 Transmitir la problemática o los dolores a tratar. El enfoque del diseñador debe estar dirigido a cuáles son los problemas, no a las soluciones.
👉 Deseos o motivaciones del cliente para realizar el proyecto.
👉 Informar el contexto actual sobre el que inicia el proyecto y con que se cuenta para realizarlo. Si ya existe algún contenido, dónde se encuentra, cómo se encuentra, medio en el que se encuentra el contenido, quiénes lo mantienen y con que tecnología lo mantienen.
👉 Objetivos y metas del proyecto.
👉 Presupuesto del proyecto. Es importante que esta pregunta sea respondida, de lo contrario, las tensiones serán inevitables ya que el proyecto va a estar determinado por este punto, no se puede definir el alcance y los ejecutantes subvalorados.
👉 Deadline. Los tiempos son junto con el presupuesto, un elemento determinante que no puede pasar por alto. Si no esta claro, cualquier retraso sobre los tiempos, será responsabilidad del equipo.
De estos puntos podemos tener una visión completa del contexto comprendiendo la situación actual del producto o servicio antes de cualquier solución, los puntos de dolor que motivan el proyecto (motivación), los criterios para medir el éxito y los límites de la exploración de soluciones tomando en cuenta tiempos y recursos.
Este brief que recibimos del cliente, es un brief inicial o temprano, que pasará por una respuesta en el contrabrief, permitiendo definir los elementos faltantes o confusos, para completarlo.
🚧El proceso continúa con el: contrabrief
Cuando el equipo, o tú, reciben el brief, viene una etapa de revisión. Aquí se busca clarificar la información entregada, iniciando una conversación con la contraparte.
Es importante esta etapa porque asegura que puedas ejecutar el proyecto correctamente y evita conflictos durante la realización del proyecto.
Al analizar un proyecto es importante entender cuál es la dirección del mismo para poder realizar una correcta exploración. El contrabrief es un segundo momento para definir si la dirección es la correcta y si nuestra exploración está bien orientada.
🎯Debrief
Se trata de una revisión de los compromisos adquiridos y los objetivos cumplidos del proyecto. También se trata de «prevención de riesgos», con el debrief puedes analizar con el cliente lo pactado y controlar el aumento de pendientes sin final.
🏆¿Por qué es importante el briefing?
Cuando trabajas como freelancer — también ocurre en agencias, estudios y empresas más de lo que debería — al principio es difícil acostumbrarse a realizar el briefing, sobre todo tomando en cuenta todo su proceso. Pero esto suele traer inconvenientes a lo largo del proyecto a ejecutar.
Es importante internalizar al brief como un primer acercamiento, el contrabrief como el punto para aclarar las dudas y el debrief para revisar el resultado alcanzado.
Aparte, este proceso es adaptable en múltiples disciplinas y su uso habitual es una buena práctica.
Una buena fórmula, para un proyecto enfocado en el usuario, en búsqueda de mejorar una experiencia es: contexto + problema. Entendiendo ambas cosas es más fácil llegar a resultados acertados.
A nivel personal, vengo siempre iterando mi proceso de briefing, corrigiendo mis errores para mejorar en cada proyecto. 😁
